Microcolsa Storage & Security es una compañía 100% colombiana que nació en el año 2011 para resolver el desafío generado por la administración documental, con relación a la gestión y almacenamiento seguro de la información.
Nos dedicamos a la custodia, almacenamiento, administración y protección de información crítica para las empresas en cualquier medio: físico, magnético o digital, en instalaciones debidamente acondicionadas que cumplen con lo definido a nivel nacional por el Archivo General de la Nación (AGN). Asesoramos e implementamos el Programa de Gestión Documental y sus instrumentos archivísticos. Distribuimos escáner marca Fujitsu, líder mundial en innovación tecnológica.
Contamos con experiencia y profesionales de más de 35 años en el área de gestión documental y procesos archivísticos. Tenemos presencia en Bogotá, Medellín, Cartagena y Cali.
Facilitar la administración física del acervo documental de nuestros clientes, aplicando Mejores Prácticas en todas las actividades documentales que ellos realizan, disminuyendo costos en el Almacenamiento y Consulta de los documentos físicos gracias a la ubicación rápida y eficiente de los documentos en nuestras bodegas, donde ofrecemos seguridad y control de sus documentos.
Minimizar el espacio utilizado para el archivo físico en las instalaciones de nuestros clientes y logrando alta eficiencia en el manejo de la información.
INFRAESTRUCTURA FÍSICA
La Información almacenada fuera de las instalaciones de su empresa está más segura, nuestros sistemas de seguridad incluyen una combinación de cámaras exteriores e interiores, sensores de movimiento, sensores sísmicos, sensores de inundación y monitoreo de alarma externos conectados con la Policía Nacional.
ESTANTERÍA ADECUADA
La utilización de materiales ignífugos es un elemento que hay que tomar en consideración, por lo que conviene evitar los muebles de madera y utilizar estructura metálica con pintura electrostática de alta temperatura
ILUMINACIÓN ÓPTIMA
La iluminación es controlada, manteniendo las unidades en un entorno de oscuridad cuando no son consultadas. Iluminación mediante tubos fluorescentes, estos tubos cuentan con filtros para mantener la radiación ultravioleta por debajo de los 75μw/lm (microwatios/lumen).
SISTEMAS DE EXTINCIÓN
Nuestro sistema de descarga es a base de FM-200, gas sustituto del Halon, aprobado internacionalmente, que no daña la capa de ozono, siendo un agente limpio y no tóxico. Este agente extintor cumple con las normas NFPA 2001 (Clean Agent Fire Extinguishing Systems), listado por U.L. y aprobados por F.M. No deja residuos ni altera los medios magnéticos, no tiene sensibilidad cardiaca y no es necesario evacuar en el evento de una descarga.
HUM. RELATIVA TEMP. BÓVEDA
Contamos con equipos de aire acondicionado de alta precisión que mantienen la temperatura de 15°C a 20°C en la bóveda, para el almacenamiento de cintas magnéticas, microfilm, pagarés, con una fluctuación diaria de 2°C. Se toman muestras dos veces al día, en la mañana y en la tarde para mantener controlada la temperatura.
CONTROL DE HONGOS
El control de Hongos en las instalaciones es un servicio periódico, aplicando el desinfectante TIMSEN Bactericida, Fungicida, Viricida, compuesto de n-alquil, Dimetil Benciln Amonio y urea estabilizada al 60% que brinda capacidades únicas. Estos servicios son realizados por empresas especializadas en estos controles.
GESTIÓN DOCUMENTAL
Servicio de Elaboración e Implementación
Programa de Gestión Documental (PGD) y sus Instrumentos Archivísticos, como las Tablas de Retención Documental (TRD), Tablas de Valoración Documental (TVD), Cuadro de Clasificación Documental (CCD) y Reglamento Interno de Archivo y Correspondencia (RIAC), elaborados de acuerdo con las Leyes Colombianas.
ADMINISTRACIÓN
Y CONTROL DE INVENTARIOS
Cantidad y actividad de cajas, folders, paquetes, libros o AZ que el cliente tenga en custodia. Información sobre las personas que han solicitado una caja o un archivo en particular.
· Localización de todos los documentos. Información de fecha de destrucción.
· Se puede facturar por centros de costos en caso de necesidad.
Nuestra base de datos tiene también un módulo generador de informes, que permite crear casi cualquier tipo del informe que usted pueda imaginarse y de la manera que usted quiera.
EQUIPO DE TRABAJO MULTIFUNCIONAL
Nuestro equipo fue elegido pensando en el sentido común y la satisfacción al cliente que debe generar nuestro servicio, haciendo que las cosas sean efectivas; trabajamos con las personas idóneas, para las cuales el compromiso, el servicio y la calidad son las herramientas principales para desarrollar su trabajo.
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